艾森豪威尔矩阵:如何分清轻重缓急并掌握生产力

高效的工作需要管理不断增长的任务列表,花时间做战略规划,路线图创建和预防性思考,以创造一个更美好的未来,有更少的危机和更多的时间去工作的机会。使用艾森豪威尔矩阵可以帮助我们优先安排与目标一致的工作,并在工作中创造双赢的局面

在工作中,你是否有一张从源头(当前状态)到目的地(目标)的地图,而不会有迷路、到达错误地点或迟到的压力?

如果能在工作中创造一个双赢的局面,那不是非常有用吗?你要做的事情既能帮助你前进,也能给他人带来帮助他们成长的责任。

我说的不是管理时间的工具,而是一种纪律和决策框架,根据我们自己的优先级和期望来管理我们自己。艾森豪威尔矩阵(又称紧急-重要矩阵)作为一种生产力计算方法已经被研究和应用了几十年。

艾森豪威尔矩阵中的决策原则如果使用得当,可以帮助我们在工作中创建和遍历自己的地图。一张通过规划未来来避免危机的地图,让任务更容易管理,帮助委派更多的人,避免在无关紧要的任务上浪费时间。

在我们的工作环境中,期望和优先级的变化非常快,我们都需要一个简单、直观、灵活的框架,它自然地与工作应该如何完成而不需要管理它的开销一致。

彼得·德鲁克的《高效管理者》

这还值得做吗?”如果不是,他就会摆脱它,以便能够专注于少数几个任务,如果出色地完成这些任务,就会对他自己的工作结果和他所在组织的表现产生真正的影响

为了有效地利用这个矩阵,我们首先需要学会区分紧急和重要。

艾森豪威尔矩阵-紧急vs重要:现在的工作还是未来的计划?

学会区分紧急的工作和重要的工作。哪个与我们的目标和使命一致,哪个需要短期思考,哪个需要长期规划。什么工作效率更高——紧急的工作还是重要的工作?

紧急的是反应

紧急的工作需要我们立即关注,必须在特定的时间限制内完成(通常是短时间内)。关注生产停机,影响大量客户的问题都是紧急任务,需要把一切都放在一边来解决它们。

重要的任务如果耽搁太久,没有得到适当的重视,或者没有真正的兴趣去执行,就会在适当的时候变得紧迫起来。花时间写绩效评估,避免艰难的对话在美国,准备演讲都是重要的任务,如果我们假装忙于处理紧急的事情,或故意拖延或拖延,希望有一天能完成它,这些任务就会变得很紧急。

重要的是积极的

重要的任务与公司的使命和目标一致,对公司的成功有很大的影响。重要的工作需要主动性和主动性。战略思考、风险分析、路线图创建、头脑风暴、和你的人交谈做出合理的决定都需要专门的时间来做高质量的工作。

紧迫感使我们做出的决定或做的工作对未来产生影响。我们不得不花更多的时间试图解决由于次优决策或仓促完成紧急任务而导致的问题。这种以牺牲重要任务为代价去处理紧急任务的倾向,使得没有时间去做重要的任务。

正如彼得·德鲁克所说,

高效的人不会有问题;他们opportunity-minded。他们提供了机会,却饿死了问题。他们认为防患于未然。

工作优先排序的艾森豪威尔矩阵的4象限

优先排序需要将任务与它们的价值进行比较,并与目标保持一致。要有效地使用艾森豪威尔矩阵,在实现优先次序之前确定目标是至关重要的。

艾森豪威尔矩阵为我们提供了一个框架,帮助我们“围绕优先事项组织和执行”- - - - - -Stephen Covey,《高效能人士的7个习惯》

让我们来理解艾森豪威尔矩阵的四个象限:

象限1 -重要、紧急:危机管理

这个象限中的任务是处理危机的重要和紧急任务。这里的工作质量很低,因为决策和解决方案都是匆忙做出的(由于时间限制)。

虽然完成这些任务能带来即时的满足感,但这个象限会越来越大,直到耗尽我们的精力,让我们筋疲力尽,对我们的目标没有重大贡献。

花大量时间在这个象限的人会从一个情境跳到另一个情境,欺骗自己,让自己相信一旦他们注意到它,它就会消失。

象限二——重要,不紧急:为未来做计划

虽然不可能完全避免危机,但仔细规划与长期目标一致的工作,同时考虑风险和其他因素,会减少危机,创造一个自我延续的循环,将腾出更多的时间来做前瞻性的工作。

我们的自然倾向是处理紧急的事情而推迟重要的工作。花更多的时间在这个象限将需要实施控制,因为它将是实现重大成果和为组织及其员工创造价值的最大驱动力。

象限3 -不重要,紧急:委派他人创造双赢局面

关注短期的人如果不按照别人给的优先顺序行事,就会觉得自己无法控制,因为他们需要执行别人的期望。这样的人会犯错误,因为他们把不重要的工作也视为重要的,执行起来就像在象限1。

区分重要和不重要需要仔细的检查,理解和设定你自己的优先级。

这一象限的任务是将更多责任托付给团队并赋予他们独立决策的最佳候选对象。以这种方式分配工作不仅能让你腾出时间去做那些需要仔细规划的工作(象限2),还能与团队成员建立信任,创造双赢的工作环境。

象限4:不重要,不紧急:整理你的工作

把那些有用的、真正能增加价值的工作和那些让你感到忙碌(不重要、不紧急)、让你觉得自己很重要的工作区分开来。一旦你清楚地把它们分开,就可以应用了konmari方法整理你的工作。

学会说不不紧急、不符合团队和公司目标的任务(先给自己,然后给别人)。这些不重要、不紧急的任务会浪费你的时间和精力,让你无法为你的组织和员工提供真正的价值。

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如何运用艾森豪威尔矩阵掌握生产力

要想获得更好的信息,继续保持更高的效率,就需要制定一种策略,远离象限3和象限4,减少象限1的任务数量,慢慢为象限2的工作腾出空间。

做那些没有价值的工作工作的灵活性会产生适得其反的效果,可能会产生无心的后果。在这里,我给你一些建议,让你把艾森豪威尔矩阵付诸实践:

首先要知道你的任务和目标

知道你想要完成什么很重要,因为它提供了一个参照点,所有未来的请求都可以对照和验证。在创建任务和划分工作(优先级)之前,了解你的任务和目标。

这不是要在待办事项清单上打钩,而是要学会释放你的全部潜力,并将其发挥到极致。

不要拖延,计划

一旦你确立了目标和完成这些目标的任务清单,不要拖延。把帕累托原则在艾森豪威尔矩阵的四个象限中使用和组织这些任务。一开始,象限1(重要的和紧急的)可能有更多的项目,但通过深思熟虑的计划和执行,你可以把更多的工作转移到象限2。

我个人更喜欢把个人事务和工作事务放在同一个列表中,因为这两种生活很少是分开的,如果我们不一起计划,就更容易找到借口不去做其中的一件事。

我也会提前计划一周(周日晚上或周一早上的第一件事),并在每天结束时根据白天的学习情况修改计划。

授权是一种授权和做更多、更好的方式

明确的目标使人们能够相互依赖地工作,同时也使检查工作和确定事情是否出错变得容易。

通过委派更多的责任,你可以授权你的团队自己做决定,同时让你去处理其他优先任务。这是一种很好的指导和反馈团队成员工作表现的方法。制定明确的目标积极地倾听确保团队成员理解他们的期望。

象限3中的大多数活动都可以委托,象限2中的任务也可以作为团队成员的延伸目标。

回顾你的工作效率

准备时间(只需几分钟)来回顾和学习艾森豪威尔矩阵是如何帮助你的,你得到了什么,你可以做得更好。自我指导学习这种形式的工作可以提供巨大的好处,因为它提供了一种机制,以你自己的方式使用这个矩阵。

此外,从你的经理、同事和直接下属那里获得反馈,可以帮助你建立一个观点,了解其他人是如何看待这些变化的——他们是否注意到团队中工作方式的任何变化,他们是否觉得这是积极的,他们是否觉得所做的工作与目标一致,他们对实现结果有多大信心。

这种形式的直接提问是非常有力的,因为它在你如何看待这些变化和它对他人的影响之间架起了桥梁。直接从你的下属那里学习这一点会对你有帮助管理你的盲点为你的团队带来真正的生产力提升。

思维和行动要灵活

您所采用的任何框架都应该使您在做出最优决策的同时能够快速行动(而不是减慢您的速度)。

当事情没有如你所愿时,不要太死板或太紧张。随着工作中事情的变化,学会使用这个框架来改变你的优先级,同时确保它们仍然与你的团队和公司的目标一致。要充分利用艾森豪威尔矩阵,思维和行动的灵活性是至关重要的。

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我已经为你在Trello中使用创建了一个艾森豪威尔矩阵模板。如果你像我一样喜欢使用trello,你可以找到一个链接这里的模板.只需从免费模板创建一个板,并开始使用。

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生产力提示采用艾森豪威尔矩阵紧急重要决策原则,帮助我们做更多的工作,使我们更接近我们的目标,减少危机和取得成功的工作
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Vinita邦萨尔

我是一个技术发烧友,热衷于建设伟大的团队和扩大组织规模。这个博客是关于我进入科技世界的旅程和个人在工作中的经历。通过我的写作,我希望能激励别人去学习,每天都变得更好。更多关于我

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6的反应

  1. 罗文克利福德 说:

    你说得好,维尼塔。

    欢呼。
    罗文。

  2. 达拉ijayakoon 说:

    非常重要的文章。这帮助我通过他们的活动来训练我的团队。谢谢你!

  3. 杰西卡Arcenas 说:

    你好Vinita,

    我很感激你提到优先排序是一种纪律,因为我们不断变化的生活,我们几乎每天都需要重新评估。许多人没有意识到这一点,而是继续努力完成现在的杂项任务,而不是重新关注那些最终有助于他们完成长期目标的任务。

    在我的文章中,我也提到了生活在快节奏的环境中只会引发“当下冲击”的反应——在这种情况下,我们失去了长期叙事感和方向感,因为我们生活在一个持续的、永远在线的“当下”时刻。研究表明,我们生活在一种被称为“单纯紧急效应”的模式中,我们倾向于把有截止日期的任务排在没有截止日期的任务之前,而不管它们在长期内会产生什么影响。因此,能够区分紧急的任务和活动与重要的任务和活动是有关系的。

    请随意查看我的文章,如何通过使用艾森豪威尔矩阵的任务优先级来提高效率,以获得更多信息,包括使用框架的优点和缺点。

    最好的
    杰西卡

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