艾森豪威尔矩阵:如何优先考虑和掌握生产力
在工作中，你是否有一张从起点(当前状态)到终点(目标)的地图，而不会因为迷失方向、到达错误地点或太晚到达而感到压力?
拥有一些在工作中创造双赢局面的东西不是非常有用吗?你要做的事情可以帮助你前进，也可以为他人提供帮助他们成长的责任。
我说的不是管理时间的工具，而是一种纪律和决策框架，根据我们自己的优先事项和期望来管理我们自己。艾森豪威尔矩阵(又称紧急重要矩阵)作为一种生产力计算方法，已经被研究和应用了几十年。
如果运用得当，艾森豪威尔矩阵中的决策原则可以帮助我们在工作中创建和穿越自己的地图。一个通过规划未来来避免危机的地图，使任务更易于管理，帮助分配更多，避免在无关紧要的任务上浪费时间。
在我们的工作环境中，期望和优先级的变化速度非常快，我们都需要一个简单、直观、灵活的框架，并且与工作应该如何完成相一致，而不需要管理它的开销。
这还值得做吗?”如果不是这样，他就会摆脱它，以便能够专注于少数几个任务，如果出色地完成这些任务，就会真正改变他自己的工作结果和他所在组织的表现
为了有效地利用这个矩阵，我们首先需要学会区分紧急和重要。
艾森豪威尔矩阵-紧急vs重要:现在的工作还是未来的计划?
紧急是反应性的
紧急的工作需要我们立即关注，并且必须在特定的时间限制内完成(通常是短时间)。关注生产停机时间，影响大量客户的问题都是紧急任务，需要把一切放在一边来解决它们。
重要的任务如果拖得太久、没有得到适当的重视或没有真正的兴趣就会在适当的时候变得紧迫。花时间写绩效评估，避免艰难的对话如果我们假装忙于处理紧急的事情，或者故意拖延，希望有一天能完成它，那么这些重要的任务就会变得紧急。
重要的是积极主动
重要的任务与公司的使命和目标相一致，对公司的成功有很大的影响。重要的任务需要积极主动。战略思考，风险分析，路线图创建，头脑风暴，与你的员工交谈做出合理的决定都需要专门的时间来完成高质量的工作。
紧迫感让我们做出对未来产生影响的决定或工作。我们不得不花更多的时间试图解决由于不理想的决策或匆忙完成紧急任务而导致的问题。这种以牺牲重要任务为代价来处理紧急任务的倾向使我们没有时间做重要任务。
正如彼得·德鲁克所说，
有效率的人没有问题头脑;他们opportunity-minded。他们提供机会，却饿死问题。他们防患于未然。
工作优先级艾森豪威尔矩阵的4个象限
优先排序需要将任务与其价值进行比较，并与目标保持一致。为了有效地使用艾森豪威尔矩阵，在实现优先级之前确定目标是至关重要的。
艾森豪威尔矩阵为我们提供了一个框架，帮助我们“围绕优先事项组织和执行”- - - - - -Stephen Covey，《高效人士的7个习惯》
让我们来理解艾森豪威尔矩阵的4个象限:
象限1 -重要、紧急:危机管理
这个象限的任务是处理危机的重要和紧急任务。这里的工作质量很低，因为决策和解决方案都是匆忙做出的(由于时间限制)。
虽然完成这些任务可以带来即时的满足感，但这个象限会越来越大，直到它吞噬我们，让我们筋疲力尽，对我们的目标没有显著的贡献。
花大量时间在这个象限的人从一个情景跳到下一个情景，自欺欺人地相信一旦他们注意到它就会消失。
象限2——重要但不紧急:为未来做计划
虽然完全避免危机是不可能的，但仔细规划与长期目标相一致的工作，同时考虑风险和其他因素，将减少危机，创造一个自我延续的循环，将腾出更多的时间来做前瞻性的工作。
我们的自然倾向是处理紧急的而推迟重要的工作。花更多的时间在这个象限将需要行使控制，因为它将是实现重大成果和为组织及其人员创造价值的最大驱动力。
象限3——不重要，紧急:委派去创造双赢的局面
目光短浅的人如果不按别人设定的优先顺序行事，就会感觉失控，因为他们需要按照别人的期望去做。这样的人会犯错误，因为他们认为不重要的工作也很重要，并且执行起来就像在象限1中一样。
区分重要和不重要需要仔细检查、理解和设定自己的优先级。
这个象限的任务是完美的候选人，可以委托给你的团队更多的责任，并赋予他们独立决策的权力。委派工作通过这种方式，你不仅可以腾出时间去做需要仔细计划的工作(象限2)，还可以与团队成员建立信任，在工作中创造双赢的局面。
象限4:不重要不紧急:整理你的工作
把有用的工作和那些让你忙着(不重要，不紧急)、让你觉得自己很重要的工作分开来。一旦你清楚地把它们分开了，就开始申请konmari方法整理你的工作。
学会说不去处理那些不紧急、与你的团队和公司目标不一致的任务(先给自己，然后给别人)。这些不重要、不紧急的任务是浪费时间的努力，会让你放弃为组织和员工提供真正的价值。
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如何运用艾森豪威尔矩阵来掌握生产力
要想获得更好的信息，继续提高效率，就需要制定一种策略，远离象限3和象限4，减少象限1的任务数量，慢慢地让位于象限2做更多的工作。
承担那些不会带来任何价值的任务工作的灵活性会适得其反，可能会产生意想不到的后果。在这里，我给你一些建议，让你把艾森豪威尔矩阵应用到实际中:
首先要知道你的任务和目标
知道你想要完成什么很重要，因为它提供了一个参考点，所有未来的请求都可以与之进行比较和验证。在创建任务和划分工作(优先级)来实现它之前，先了解你的使命和目标。
这不是把待办事项从清单上划掉，而是学会释放你的全部潜力，并充分利用它。
不要拖延，要计划
一旦你确立了目标和完成这些目标的任务清单，不要拖延。把帕累托原则在艾森豪威尔矩阵的四个象限中使用和组织这些任务。一开始，象限1(重要和紧急)中可能有更多的项目，但是通过深思熟虑的计划和执行，您可以将更多的工作转移到象限2。
我个人更喜欢把个人事务和工作事务放在同一个清单上，因为这两种生活很少是分开的，如果我们不一起计划，就更容易找到借口不做其中一件事。
我也会提前制定一周的计划(周日晚上或周一早上的第一件事)，并在每天结束时根据当天的学习情况修改计划。
授权是授权的一种方式，可以做得更多更好
明确的目标可以让人们相互依赖地工作，同时也可以很容易地检查工作并确定是否出现了问题。
通过委派更多的责任，你可以让你的团队自己做决定，同时让你自己去做其他优先任务。这是一种很好的指导和反馈团队成员表现的方式。设定明确的目标积极地倾听确保团队成员理解他们的期望。
象限3中的大多数活动都可以委托，象限2中的一些任务可以作为团队成员的扩展目标。
回顾你的工作效率
设置时间(只需几分钟)来回顾和学习艾森豪威尔矩阵如何帮助您，您获得了什么，您可以做得更好。自主学习这种形式在工作中可以提供巨大的好处，因为它提供了一种机制，以你自己的方式使用这个矩阵。
此外，从你的经理、同事和直接下属那里获得反馈，可以帮助你建立一个其他人如何看待这些变化的观点——他们是否注意到团队在工作方式上的任何变化，他们是否觉得这是积极的，他们是否觉得所做的工作与目标一致，他们对实现结果有多大信心。
这种形式的直接提问是非常强大的，因为它可以在你如何看待这些变化与它对他人的影响之间架起桥梁。直接从你的员工那里学习这些可以帮助你控制你的盲点并为您的团队带来真正的生产力收益。
思想和行动要灵活
你采用的任何框架都应该能让你在做出最优决策的同时快速前进(而不是减慢你的速度)。
当事情没有如你所愿时，不要太死板或紧张。当工作中的事情发生变化时，学会使用这个框架来改变你的优先级，同时确保它们仍然与你的团队和公司的目标保持一致。思维和行动的灵活性对于充分利用艾森豪威尔矩阵至关重要。
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维尼塔，你解释得很好。
欢呼。
罗文。
谢谢罗文。我会检查你提供的链接。愿一切都好！
非常重要的文章。这有助于我训练我的团队的活动。谢谢你！
我很高兴它帮助了你的团队使用艾森豪威尔矩阵。祝你成功。
谢谢,
Vinita
你好Vinita,
我很感激你提到优先次序是一门学科，由于我们不断变化的生活，我们几乎每天都需要重新评估。许多人没有意识到这一点，继续努力完成现在的杂项任务，而不是重新关注那些最终有助于他们完成长期目标的任务。
在我的文章中，我还提到了生活在快节奏的环境中只会助长“当下震惊”的反应——在这种情况下，我们失去了对长期叙事和方向的感觉，因为生活在一个连续的、永远在线的“现在”时刻。研究表明，我们生活在一种被称为“紧迫性效应”的模式中，我们倾向于优先考虑有最后期限的任务，而不是没有最后期限的任务，而不管这些任务从长远来看会产生什么影响。因此，能够将紧急的任务和活动与重要的任务和活动区分开来是中肯的。
请参阅我关于如何使用艾森豪威尔矩阵通过任务优先级来提高效率的文章，以获得更多信息，包括使用该框架的优点和缺点。
最好的
杰西卡
杰西卡，谢谢你分享你的观点。我去看看。